Hallinto- ja sihteeripalvelut
Toimistopalvelut (hallinto- ja sihteeripalvelut) tarkoittavat ulkoistettua toimistotukea: laskutusta, asiakaspalvelua puhelimitse ja sähköpostilla, matka- ja kokousjärjestelyjä, pöytäkirjoja, arkistointia ja muuta hallinnollista työtä, jonka yritys muuten teettäisi omalla assistentillaan tai sihteerillään.
Poikkeaa henkilöstövuokrauksesta (ks. oma oppaamme) siinä, ettei kyse ole yhden nimetyn työntekijän vuokraamisesta käyttäjäyritykselle — palveluntarjoaja hoitaa tehtävät omalla henkilöstöllään, usein osittain etänä, ja asiakas maksaa tehdystä työstä tai kuukausipaketista, ei työsuhteesta.
Numerointi on silmäiltävyyden vuoksi. Järjestys on suomalaiset toimijat ensin, loput aakkosjärjestyksessä. Emme pisteytä laatua emmekä ole keränneet arvosteluja tai tähtiluokituksia keneltäkään.
- 01Avitas (Assistentti- ja digitoimisto Avitas Oy) Suomi
Tarjoaa laskutuksen, kirjanpitoavun, asiakaspalvelun, matkajärjestelyt ja IT-tuen sisältäviä toimistopalveluita joko tuntiveloituksella, projektihintaan tai kuukausittaisena 'Oma assistentti' -pakettina.
Yhdistää digitoimiston ja perinteisen assistenttipalvelun. Lähde ↗ - 02Eilakaisla Espoo
Osa henkilöstöpalvelukonsernia; tarjoaa räätälöityjä toimisto- ja vastaanottopalveluita (vieraiden vastaanotto, puhelinvaihde, posti, kokous- ja matkajärjestelyt) yli 20 vuoden kokemuksella.
Vastaanotto- ja aulapalvelut osana laajempaa toimistopalveluvalikoimaa. Lähde ↗ - 03JPond Kangasala
Tarjoaa räätälöityä hallinnollista tukea: laskutusta, matka- ja kululaskujen käsittelyä, budjettiseurantaa, kokouspöytäkirjoja, sopimusten laadintaa ja arkistointia yrityksille.
Osa tilitoimiston yhteydessä toimivaa toimistopalveluvalikoimaa. Lähde ↗ - 041Office Finland Oy Helsinki · perustettu 2012
Tarjoaa tuntiveloitteista sihteeriapua (asiakaspalvelu, dokumenttien hallinta, matkajärjestelyt) sekä lisäpalveluina toiminimiosoitteen, puheluiden vastaanoton ja kokoustilan vuokrauksen.
Julkaistu tuntihinta suoraan verkkosivulla, harvinaista alalla. Lähde ↗
Mitä tämä yleensä maksaa
faktaa arviomme
Suurin osa toimistopalveluyrityksistä hinnoittelee laajemmat kuukausipaketit tapauskohtaisesti tehtävien laajuuden ja käytettävän ajan mukaan, eikä julkaise niitä verkossa — vain yksittäinen tuntihinta (kuten yllä) on suoraan julkaistu. Pyydä tarjous, jossa käy ilmi mitkä tehtävät sisältyvät kiinteään kuukausihintaan ja mikä laskutetaan erikseen.
Muista tarkistaa nämä
- Tuntiveloitus vai kuukausipaketti. Satunnaiseen tarpeeseen tuntiveloitus voi olla edullisempi; jatkuvaan, ennakoitavaan tarpeeseen kiinteä kuukausipaketti on usein selkeämpi budjetoida.
- Etänä vai paikan päällä. Osa tehtävistä (esim. asiakaspalvelu, laskutus, arkistointi) hoituu hyvin etänä; vastaanotto- ja aulapalvelu vaatii fyysistä läsnäoloa toimipisteessä. Varmista että palveluntarjoaja tarjoaa juuri sitä muotoa, jota tarvitset.
- Palvelun laajuus. Selvitä tarjoaako yritys pelkän puhelin-/sähköpostiavun vai kokonaisvaltaisemman tuen (laskutus, matkajärjestelyt, henkilöstöhallinnon avustavat tehtävät) — hintaerot syntyvät usein laajuudesta, ei pelkästä tuntimäärästä.
- Varahenkilöjärjestely. Kysy kuka hoitaa tehtävät, jos vakituinen yhteyshenkilö on sairaana tai lomalla — pienemmässä toimistossa tämä voi olla epäselvempää kuin isommassa organisaatiossa.
- Tietoturva ja luottamuksellisuus. Ulkoistettu toimistoapu pääsee usein käsiksi laskutus- tai henkilöstötietoihin. Kysy miten tietosuoja ja pääsynhallinta on järjestetty, erityisesti jos käytät useaa eri palveluntarjoajaa rinnakkain.
- Kielitaito ja kansainväliset asiakkaat. Jos yritykselläsi on ulkomaisia omistajia, asiakkaita tai kumppaneita, varmista että palveluntarjoaja pystyy hoitamaan viestinnän myös englanniksi tai muulla tarvittavalla kielellä.
- Joustavuus tarpeen skaalautuessa. Kysy voiko palvelun laajuutta kasvattaa tai supistaa kesken sopimuskauden ilman irtisanomisaikaa — kausivaihtelu (esim. tilinpäätösaika) voi kasvattaa avuntarvetta väliaikaisesti.
Usein kysyttyä
Mitä eroa toimistopalveluilla ja henkilöstövuokrauksella on? +
Henkilöstövuokrauksessa (ks. oma oppaamme) yksi nimetty työntekijä työskentelee käyttäjäyrityksen johdon alaisuudessa, muodollisesti vuokrausyrityksen palkkalistalla. Toimistopalveluissa palveluntarjoaja hoitaa sovitut tehtävät omalla henkilöstöllään ilman että yksittäinen henkilö siirtyy asiakkaan päivittäiseen työnjohtoon.
Miten hinnoittelu yleensä toimii? +
Yleisimmät mallit ovat tuntiveloitus (yksi julkaistu esimerkki: 1Officen 75 €/h), projektihinta tai kiinteä kuukausipaketti. Suurin osa toimijoista ei julkaise kuukausipakettien hintoja verkossa, koska ne räätälöidään tehtävien laajuuden mukaan — pyydä aina tarjous.
Voiko toimistopalvelun ulkoistaa vain osittain? +
Kyllä — moni yritys ulkoistaa esimerkiksi vain laskutuksen tai puhelinpalvelun ja hoitaa muun hallinnon itse. Kysy palveluntarjoajalta voiko palvelun rajata haluamiisi tehtäviin vai onko tarjolla vain kokonaispaketteja.
Sopiiko toimistopalvelun ulkoistus vain isoille yrityksille? +
Ei — moni näistä palveluista (esim. 1Officen tuntiveloitteinen sihteeriapu) on suunniteltu nimenomaan pienille yrityksille ja yksinyrittäjille, joilla ei ole omaa kokopäiväistä assistenttia mutta on silti toistuva hallinnollinen tarve.